Änderungen im Beschaffungsrecht – Vorteile für Schulen

Seit dem 1. Januar 2021 gilt das revidierte Submissionsrecht in der Schweiz. Die Änderungen galten vorerst nur auf Bundesebene, auf kantonaler Ebene wird das neue Recht erst in Kraft gesetzt, wenn auch die iVöB angepasst ist und allfällige kantonale Verordnungen in Kraft gesetzt sind. Mittlerweile gilt das für praktisch alle Kantone in der Schweiz. Welche Änderungen bringt die Revision? Und welche davon sind für Schulen relevant?

Danny Frischknecht

Grundsätze

Nichts geändert hat sich an den grundlegenden Beschaffungskriterien Transparenz, Gleichbehandlung, Nachvollziehbarkeit, keine Diskriminierung und kein überspitzter Formalismus.

Zweck der Ausschreibungen

Bisher ging es einzig um den «wirtschaftlichen Einsatz» der öffentlichen Mittel, was eine hohe Dominanz des Preises bedeutete (Gewichtungen nahe bei oder über 50%). Das bedeutete in der Praxis sehr oft, dass das billigste Angebot den Zuschlag erhielt.neu ausdrücklich auch um den «ökologisch und sozial nachhaltigen Einsatz».
Das bedeutet für die Berücksichtigung der Angebote, dass nicht mehr das «wirtschaftlich günstigste», sondern das «vorteilhafteste» Angebot gewinnt.

Fristen

Gewisse Fristen wurden verkürzt, andere verlängert. Die Rekursfristen wurden von 10 auf 20 Tage erhöht, es gelten keine Gerichtsferien. Faktisch ist das also eine eher kleine Änderung. Bereits bisher war man gut beraten, wenn man die Rekursfrist mit einigen Tagen «Reserve» gehandhabt hat.

Die Fristen für die Einreichung von Angeboten wurden signifikant reduziert.
Bisher galten 40 Tage, eine Verkürzung war auf maximal 25 Tage möglich, musste aber gut begründet werden. Heute kann das mit guter Begründung auf bis zu 10 Tage reduziert werden. Dafür muss vor der Submission bereits eine Ankündigung gemacht werden (simap), welche das Projekt möglichst genau beschreibt.
Zudem muss die Eingabe elektronisch geschehen können.
Diese elektronische Eingabe ist aber technisch und rechtlich noch eher schwierig zu regeln, hier wird wohl erst die neue Version von simap Abhilfe schaffen, welche eine direkte Einreichung ermöglicht.

Für freihändige Verfahren sind diese Vorgaben irrelevant, da dort nach wie vor keine formalen Vorgaben existieren. Bei Einladungen kann die Eingabefrist im direkten Gespräch mit den berücksichtigten Firmen geklärt werden. Verbindlich bleiben dort jedoch die Rekursfristen, die gleich sind wie bei der offenen Ausschreibung.

Bewertung

Bisher musste das «wirtschaftlich günstigste Angebot» berücksichtigt werden. Das führte in der Praxis häufig dazu, dass das Kriterium Preis sehr hoch gewichtet wurde das billigste Angebot praktisch ausgewählt werden musste..
Gerade für Schulen war dieser Zustand schlecht, weil der reine Preis der Beschaffung deutlich weniger wichtig ist, als etwa die Qualität und Flexibilität des Supports.

Neu wird das  «vorteilhafteste Angebot» berücksichtigt – verschiedenste Kriterien wie Qualität des Angebotes, Design, Funktionalität, Lebenszykluskosten, Innovationsgehalt, Nachhaltigkeit oder Plausibilität des Angebotes werden stärker gewichtet, die Dominanz der Preise wird relativiert.
Selbstverständlich kann etwa bei standardisierten Hardwarelieferungen die Preisgewichtung hoch angesetzt werden.

«Zwei Couverts» – Methode

Neu ist es möglich – und wohl auch sinnvoll, den Preis des Angebotes von der Leistung zu trennen. Das bedeutet, dass das Angebot aus zwei Couverts besteht. In einem ersten Schritt werden die Leistungen geöffnet und bewertet. Anschliessend werden die Couverts mit den Preisen geöffnet und bewertet.

Schwellenwerte

Bisher galt, dass Lieferungen unter Fr. 100’000.- und Dienstleistungen unter Fr. 150’000.- freihändig vergeben wurden. Bei gemischten Beschaffungen definierte der quantitativ grössere Projektteil den Schwellenwert. In der Praxis bedeutete das für Schulen üblicherweise den Schwellenwert von Fr. 100’000.- für alle freihändigen Submissionen, da die Lieferkosten praktisch immer höher sind als die Kosten der Dienstleistungen.
Gegenüber heute haben sich die Schwellenwerte für Einladungsverfahren (bis Fr. 250’000.-) und offene/selektive Ausschreibungen (über Fr. 250’000.-) nicht verändert.

Ebenfalls nicht verändert hat sich das Gebot der «Einheit der Materie», welches Splittungen oder Etappierungen von Projekten zum Zweck der Umgehung der Schwellenwerte verbietet. Auch Abgebotsrunden bleiben verboten.