Kreative Beschaffung? – Kreative Beschaffung!

Das Beschaffungswesen ist gesetzlich geregelt und basiert auf einer weltweiten Vereinbarung durch die Mitgliedsstaaten der WTO. Innerhalb der Schweiz gibt es dazu ein Bundesgesetz, eine interkantonale Vereinbarung und letztlich kantonale Verordnungen. Wo bitte soll da Kreativität möglich sein?

Danny Frischknecht

Kreativität kann im juristischen Bereich leicht falsch verstanden werden. Wovon ich hier rede, hat weder mit Winkeladvokatur noch mit Rechtsbiegung oder gar Rechtsbruch zu tun. Vielmehr geht es darum, den gesetzlichen Spielraum auszuloten, die legalen Möglichkeiten zu nutzen.

Schwellenwerte

Die anzuwendenden Beträge haben sich seit anfangs 2021 geändert. Neu gilt für freihändige Verfahren als Obergrenze Fr. 150’000.-, für Einladungsverfahren jedoch weiterhin Fr. 250’000.-, darüber muss offen oder offen selektiv ausgeschrieben werden.
Man kann also sagen, dass kleinere Schulen oder kleinere Projekte entlastet wurden.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Es gibt einen relativ grossen Spielraum bei der Gestaltung von IT-Projekten. Schulen als Auftraggeberinnen tun gut daran, alle Entscheidungen, die sie treffen, transparent und nachvollziehbar zu begründen.
Wichtig auch – formulieren Sie ihre Unterlagen so, dass klar wird; wer sich an der Ausschreibung beteiligt, akzeptiert die definierten Anforderungen und Bedingungen!

Tipp
Zentrale Anliegen des Submissionsrechtes sind ein verantwortungsvoller Umgang mit dem Steuersubstrat, Verhinderung von Diskriminierung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Wer Ausschreibungen klug gestaltet, erfüllt diese Vorgaben und schöpft den möglichen Freiraum aus.

Einheit der Materie

Die Schwellenwerte berechnen sich grundsätzlich nach folgendem Muster:
realistisch geschätzte Kosten für Hard- und Software, dazugehörige Dienstleistungen sowie Unterhaltskosten über eine Laufzeit von 48 Monaten.

Splitting…

Schulen beschaffen heute kaum mehr auf der grünen Wiese. Es ist bereits Infrastruktur vorhanden, Softwarelizenzen sind im Einsatz, seit vielen Jahren arbeitet man mit einem Dienstleister zusammen, den man nicht aufgeben möchte.
Zudem gehören oft sehr unterschiedliche Bereiche zur Beschaffung;
Server werden gekauft oder eine Cloudumgebung, Clientgeräte für Lehrpersonen sowie Schülerinnen und Schüler, Präsentationsmedien wie Interaktive Screens oder Beamer. Gleichzeitig wird das physische Netzwerk erneuert, das bestehende WLAN wird erneuert und optimiert.

Hier setzt die Kreativität ein – die gleichzeitig wieder eine Einheit der Materie ist.

• Die Lieferung von Serverdiensten, Clientgeräten sowie Software gehören definitiv zusammen, das Eine ohne das Andere macht keinen Sinn. Allenfalls wird Lernsoftware über andere Kanäle und in anderen Zyklen beschafft und erneuert – beispielsweise als Teil der Lehrmittel. Hier macht es also auch sachlich Sinn, diesen Teil herauszulösen. Software hingegen, welche für den Betrieb der Server und Clients notwendig ist, muss drin bleiben.
• Das physische Netzwerk (Kabel) sowie das WLAN (Funk) kann ein Teil für sich sein. Meist kommt hier ein anderer Anbieterkreis in Frage (Elektriker, Elektroingenieur…), zudem gibt es auch andere Laufzeiten. Eine zeitliche Abhängigkeit für Netzwerkbeschaffung und IT besteht nicht.
• Für Präsentationsmedien gilt dasselbe. Fast immer werden spezialisierte Unternehmen anvisiert, Zudem ist eine solche Beschaffung nicht zwingend mit der Beschaffung von ICT-Infrastruktur gekoppelt.
• Dienstleistungen machen den Schulen häufig am meisten Bauchschmerzen. Da hat man ein Unternehmen, das seit Jahren gute Dienste leistet, das die Situation vor Ort kennt und jetzt soll das mit einer Ausschreibung des Gesamtpaketes inklusive Dienstleistungen riskiert werden?
  Nicht zwingend! Dienstleistungen sind in separaten Support- und Wartungsverträgen geregelt und können auch das Integrieren neuer Geräte in die ICT-Umgebung beinhalten. So kann eine Beschaffung auch nur die Lieferung von Geräten mit minimalen Dienstleistungen beinhalten, etwa das Liefern an einen zentralen Ort, das Auspacken und beschriften der Geräte sowie das Platzieren am Einsatzort etwa.

Tipp:
Eine Beschaffung kann aufgeteilt werden, wenn es nicht aus finanziellen Gründen geschieht, wenn damit nicht die Schwellenwerte umgangen werden sollen.

Gesamtpakete

Das alles bedeutet nicht, dass das Zusammenfassen solcher Teilbereiche nicht sinnvoll sein kann. Wenn die Beschaffung der Hardware gemeinsam mit sämtlichen Dienstleistungen und sämtlicher Software ausgeschrieben wird, kann das zur Folge haben, dass

• der aktuelle Dienstleister und Lieferant sich im Markt bestätigen, sich der Konkurrenz stellen muss. Das kann zu kreativeren, optimaleren und häufig auch günstigeren Lösungen führen.
• unterschiedliche Lösungen verschiedener Anbieter neue Wege aufzeigen, eine völlig neue Sichtweise zur Situation des Auftraggebers bieten kann.
• bisherige Mängel erst zu Tage treten.

Tipp:
Unter Umständen macht es Sinn, eine Beschaffung in Lose aufzuteilen. Das ermöglicht es der Auftraggeberin, verschiedene Anbieter zu berücksichtigen. So können trotz eines Gesamtpaketes etwa die Lieferung an den einen, die Dienstleistungen an einen anderen Unternehmer vergeben. Wichtig ist, das in den Ausschreibungsunterlagen klar und deutlich zu vermerken. 

Optionen

Oft sind Submissionen für Schulen mühsam, weil eine Gesamtbeschaffung zu einem bestimmten Zeitraum nicht flexibel genug ist. Es ist etwa nicht absehbar, welche technischen Änderungen einen Einfluss auf den Unterricht haben könnten.
Hier hilft eine Beschaffung mit Optionen. Sie bestimmen den Gesamtrahmen, beispielsweise für die kommenden fünf Jahre. Dabei werden beispielsweise die Anforderungen für die ersten zwei Jahre als Basis definiert, die folgenden drei Jahre jeweils als Option.
Das hat den Vorteil, dass Sie einen Überblick über die zu erwartenden Gesamtkosten erhalten, die Optionen aber nach Bedarf jährlich anpassen und ordern können, ohne erneut auszuschreiben.
Gleichzeitig sind Sie nicht verpflichtet, die Optionen einzulösen.

Tipp
Ausschreibungen mit Optionen sind sehr flexibel und geben Ihnen einen grossen Handlungsspielraum. Sie geben Ihnen flexible Projektumsetzungen in die Hand.

Fazit

Kreativität im Submissionsbereich kann einer Schule helfen, Beschaffungen übersichtlicher, klarer und flexibler zu gestalten. Gleichzeitig kann es auch dazu führen, dass bestehende Lösungen analysiert oder optimiert werden können.
Wenn Sie Hilfe benötigen, weil Ihnen das Ganze zu kompliziert ist oder Sie die notwendigen Rahmenbedingungen nicht kennen – melden Sie sich für ein unverbindliches Gespräch!