Keine Angst vor Ausschreibungen!

Wer sich regelmässig darüber informiert, welche Ausschreibungen über die elektronische Plattform simap laufen, wird sich etwas wundern…

Danny Frischknecht

…es sind erstaunlich wenige Schulen – oder Gemeinden mit Schulprojekten – welche sich hier finden. Auf simap muss zwar nur ausgeschrieben werden, wenn es sich um eine offene oder offen selektive Submission handelt – der Schwellenwert aber über Fr. 250’000.- exklusive Mehrwertsteuer zu liegen kommt. Freihändige oder Einladungsverfahren müssen nicht publiziert werden.
Aus meiner Erfahrung nehmen die Beschaffungswerte aber stetig zu, besonders, seit der neue Lehrplan gilt oder nach den Erfahrungen mit Fernunterricht. Grob gesagt erreicht oder überschreite jede mittelgrosse Schule bei einer Gesamtbeschaffung den Schwellenwert für eine offene Ausschreibung.

Ein Beispiel gefällig?

Es werden für vier Kindergartenabteilungen je zwei und für zwölf Unterstufenabteilungen (Klasse 1-3) je ein Halbklassensatz Tablets beschafft – das macht dann etwa 150 Tablets à ca. Fr. 500.-, also ca. Fr. 75’000.-
Für weitere 12 Abteilungen der Mittelstufe (Klassen 4-6) wird „one2one“ beschafft, insbesondere, um dem Fach Informatik ab der fünften Klasse gerecht zu werden. Das wären dann ca. 250 weitere Geräte, nehmen wir einmal an, günstige Convertibles à ca. Fr. 550.-, insgesamt also Fr. 137’500.-
Für die Lehrpersonen werden ca. 50 Laptops oder Convertibles beschafft, dazu kommen Dockingstationen sowie eine externe Maus und Tastatur sowie ein grosser Monitor. Rechnen wir hier pro Arbeitsplatz mit ca. 1’300.-, ergeben sich weitere Fr. 65’000.-.
Jetzt wird noch der zentrale Server und die Netzwerkinfrastruktur (Switches) ersetzt, nehmen wir hier einmal Fr. 20’000.- an. Das bestehende WLAN wird erneuert, es werden 50 Access Points benötigt, jeder zu ca. Fr. 400.- – also weitere Fr. 20’000.-.
Die Dienstleistungen für das Aufsetzen der Server, die Migration der bestehenden Daten, das Implementieren der Clientgeräte und das Konfigurieren der WLAN Access Points sowie die hierfür notwendigen Softwarelizenzen schätzen wir jetzt einmal auf Fr. 30’000.-. Wenn jetzt noch eine Cloud-Umsetzung dazu kommt, nochmals ca. Fr. 10’000.-.
Summa Summarum liegen wir jetzt bei Fr. 357’500.-. Für die korrekte Bestimmung des Schwellenwertes gehören hier noch die geschätzten Supportkosten über 48 Monate hinzu, womit wir dann schnell bei insgesamt Fr. 400’000.- liegen.
Würden jetzt noch Installationen oder Verkabelungen durch den Elektriker notwendig, so müssen diese nicht mitgerechnet werden, da sie nicht zwingend zur IT-Umsetzung gehören, sondern eher zum Gebäudeunterhalt. Ähnlich ist es, wenn im gleichen Zeitraum noch Präsentationsmedien (Screens, Visualizer, Beamer) beschafft würden. Das ist ebenfalls ein eigenes Projekt, das nicht mit der IT verknüpft werden muss. Zudem tangiert das einen anderen Markt, andere Unternehmen. Hier kämen im vorliegenden Fall bei 24 Schulzimmern aber schnell noch einmal Kosten von über Fr. 250’000.- zusammen, also wahrscheinlich eine weitere offene Ausschreibung.

Natürlich ist diese Zusammenstellung nur ein Beispiel, aus meiner Erfahrung mit vielen Projekten aber ein sehr realistisches. Allein in der Deutschschweiz von den Alpen bis zum Basler Rheinknie oder dem Berner Oberland müssten das jährlich einige Dutzend Schulprojekte sein. Warum werden also so viele Beschaffungen in Schulen nicht öffentlich ausgeschrieben?

• Die Schulen oder Gemeinden wissen gar nicht um die Vorschriften des öffentlichen Beschaffungsrechts – das scheint heutzutage schwer zu glauben.
• Schulen wollen keine Submissionen durchführen, weil sie den Aufwand fürchten.
• Unternehmen, beispielsweise der aktuelle Supportpartner, raten davon ab und empfehlen ein „pragmatisches“ Vorgehen.
• Schulen verfügen nicht über das notwendige Wissen oder die Ressourcen und beschaffen damit „irgendwie“.
• …

Submissionen sind anspruchsvoll, machen aber durchaus Sinn

Als Berater in diesem Bereich lebe ich davon, das meine Kunden Submissionsprojekte machen – seien es freihändige Beschaffungen, Einladungsverfahren oder offene Ausschreibungen. Damit ist es klar, dass ich dafür votiere. Neben meiner Existenzsicherung gibt es aber durchaus gute Gründe für die Auftraggeberinnen, solche Verfahren neutral, transparent und professionell durchzuführen oder durchführen zu lassen:

• Das Beschaffungsrecht gilt für alle öffentlichen Körperschaften. Werden Verfahren umgangen oder falsch durchgeführt, kann das zu Beschwerden führen, zu Verfahrensabbrüchen, Wiederholungen oder gerichtlich aufgezwungenen Vergaben.
• Die Projektierung durch den aktuellen Dienstleister kann schwierig sein. Einerseits besteht die Gefahr, dass nur seine Lösung ins Auge gefasst wird, keine Alternativen gesucht werden. Andererseits ist es heikel, auf dieser Basis eine Ausschreibung zu erstellen, weil eine sogenannte Vorbefassung vorliegt, das Unternehmen also nur unter aufwändigen Voraussetzungen (juristische Heilung) ein Angebot erstellen darf.
• Der aus meiner Sicht wichtigste Grund aber ist, dass bei solchen Beschaffungen der Markt nicht oder nur wenig spielt und damit oft zuviel Geld ausgegeben wird. Im Wettbewerb strengen sich Unternehmen an, wirklich gute Preise zu machen und innovative Lösungen anzubieten, welche beispielsweise den Supportaufwand verringern können. Das führt dann zu markanten Einsparungen über Jahre hinweg.

Was also tun?

Scheuen Sie sich nicht, sich zu informieren! Einerseits gibt es in jedem Kanton und in vielen Gemeinden oder Städten entsprechende Fachstellen, die Ihnen aufzeigen können, was Sie tun können, welche Vorgaben oder Rahmenbedingungen bestehen.
Dann gibt es Beratungsunternehmen, welche nicht gleich von der ersten Stunde an Rechnung stellen, sondern sich einmal unverbindlich mit Ihnen zusammensetzen, Ihnen Möglichkeiten aufzeigen und damit Entscheidungshilfen geben.
Dieser Service ist für mich selbstverständlich und der Aufwand wird belohnt, wenn ich allenfalls einen Auftrag erhalte und mit Ihnen gemeinsam ein gutes Projekt durchführen kann.
Scheuen Sie sich also nicht, ein Unternehmen anzufragen, um eine solche Auslegeordnung zu machen. Anschliessend können Sie immer noch tun und lassen, was Ihnen beliebt.

Der Beizug eines Beraters lohnt sich oft auch finanziell…

…nicht, weil in unserer Branche nur Gutmenschen unterwegs sind, die zu einem Hungerlohn arbeiten. Eine gute und professionelle Beratung kostet Geld, teilweise werden Sie hohe Offerten erhalten. Darum lohnt es sich auch hier, verschiedene potenzielle Partner anzufragen, um den Markt zu analysieren.
Beratungen lohnen sich deshalb, weil Sie damit Ressourcen nach Bedarf einkaufen und nicht intern aufbauen und pflegen müssen.
Und aus meiner Erfahrung lohnen sich Beratungen finanziell, weil die Kosten der Beratung oft durch optimierte Lösungen und bessere Angebote refinanziert werden, Sie über das gesamte Projekt also keine Mehrkosten haben.