IT – LifeCycle auch in Schulen managen…

IT – LifeCycle auch in Schulen managen…

Schulen haben anspruchsvolle Ausgangslagen, was das mittel- oder längerfristige Management ihrer Hard- und Software anbelangt…

Danny Frischknecht

…trotzdem lohnt es sich, wenn Schulen sich über den Beschaffungszyklus hinaus Gedanken machen, wie sie ihre IT-Umgebung organisieren.

Herausforderungen

Schwierig sind insbesondere zwei Faktoren:
– einerseits werden Schulbehörden alle vier Jahre neu gewählt. Die Ressorts sind oft personengebunden, im schlimmsten Fall wechseln damit die Zuständigkeiten häufig, viel KnowHow geht verloren und/oder muss neu aufgebaut werden.
– andererseits haben Schulen selten eine professionelle interne IT-Abteilung. Die Verantwortlichen, meist affine Lehrpersonen oder Personen mit einer eher „oberflächlichen“ Ausbildung (PICTS, TICTS), kämpfen oft mit verschiedenen Herausforderungen (Ressourcen, Kompetenzen, Weiterbildung…). In den allermeisten Fällen lohnt sich der Aufbau einer internen IT auch nicht, weil diese kaum auf einem professionellen Level gehalten werden kann oder Stellvertretungen möglich sind.

Ansprüche bei Beschaffungen und Ersatz

  • IT-Umgebungen in Schulen unterscheiden sich von jenen in der Wirtschaft in einigen Bereichen:
    Die Anforderungen an die Leistungsfähigkeit sind relativ hoch, da Schulen oft mit multimedialen Inhalten arbeiten.
  • Sehr oft sind hybride Umgebungen gefragt bezogen auf die zu unterstützenden Betriebssysteme und das Zusammenspiel zwischen lokalen Systemen und Cloudlösungen.
  • Tendenziell sind die Erneuerungszyklen in der Schule politischen Erwägungen unterworfen – sie sollen so lange wie möglich im Einsatz bleiben. Zudem werden die finanziellen Mittel durch den Souverän genehmigt, die notwendigen Prozesse dauern lange und haben wiederum einen EInfluss auf die Flexibilität bei der Erneuerung.
  • Beschaffungen sind den Vorgaben des Bundesgesetzes für das Öffentliche Beschaffungswesen sowie der ergänzenden kantonalen Vorgaben unterworfen. Das bedeutet, dass fast ausschliesslich Einladungsverfahren oder offene Submissionen notwendig sind. Diese Verfahren sind aufwendig und brauchen viel Zeit.

Lifecyclemanagement

Wie kann eine IT-Ausstattung über einen möglichst langen Zeitpunkt organisiert werden?

  • Schreiben Sie alles auf, was Sie an Informationen haben (technische Grundlagen, Konzeptionen, Umgebung, Mengengerüste, Software, Ressourcen personell und finanziell, Reglemente, Aufgabenbeschriebe, Pflichtenhefte, externe Dienstleister…)
    -> eine gute Dokumentation ist das A und O einer sauber organisierten IT-Infrastruktur
  • Erstellen Sie einen Zeitplan, in welchem die Lebensdauer sämtlicher Infrastruktur grafisch erfasst ist (Zeitstrahl). Bilden Sie darauf die verschiedenen, erwarteten Lebensdauern und Ablösezyklen ab.
    Die Lebensdauern der verschiedenen Installationen und Geräte liegen in diesen Bereichen
    • Elektroinstallationen 30 bis 40 Jahre
    • IT-Kabelnetzwerke 15 bis 20 Jahre
    • Netzwerkkomponenten (Switches) 10 bis 15 Jahre
    • Server (lokal) und Zubehör 8 bis 10 Jahre -> der Umstieg auf Cloudlösungen sollte geprüft werden…
    • Desktoprechner, Laptops 4 bis 5 Jahre
    • Tablets 3 bis 4 Jahre
    • audiovisuelle Infrastruktur (Beamer, Displays…) 8 bis 10 Jahre
    • Software je nach Lizenzierung sehr unterschiedlich…
  • Erfassen Sie die vollständigen IT-Kosten (Beschaffungen, Ersatz, Reparaturen, Softwarelizenzen, personelle Ressourcen, externe Dienstleistungen…
    -> versuchen Sie, diese Kosten möglichst genau aufzuschlüsseln und ordnen Sie sie dem Zeitstrahl zu.

Legen Sie alle diese Informationen, Aufschlüsselungen und Dokumente in eine gemeinsame, digitale Ablage, die für alle Personen zugänglich ist, welche etwas davon benötigen könnten. Erstellen Sie dazu eine Policy mit einer detaillierten Rechtevergabe.
Idealerweise „entpersonalisieren“ Sie die Funktionsträger (externer Dienstleister anstelle Firma xy, Ressortverantwortlicher statt Herr Meier, PICTS statt Frau Zumthor…). Das spart bei Wechseln in der Zuständigkeit viel Arbeit und vereinfacht die Migration (Daten, eMails, Passwörter…).

Beschaffungen…

Was für Schulen aufwendig ist, sind rasch wiederkehrende Beschaffungen. Da diese selten parallel laufen, sondern sich oft überschneiden, können sich Ausschreibungen in sehr kurzer Folge ablösen.
Was hier hilft sind längerfristige Rahmenverträge.
Solche Verträge können für Beschaffungen ebenso ausgeschrieben werden wie für Dienstleistungen.
Die Ausschreibungen sind anspruchsvoll, benötigen genügend Zeit und können einen grossen Aufwand bedeuten. Es lohnt sich, den Vertrag Sind die Verträge aber einmal abgeschlossen, können Sie lange Laufzeiten haben und Verlängerungsmöglichkeiten beinhalten. So kann ein Vertrag beisielsweise über 8 Jahre abgeschlossen werden mit der Möglichkeit, ihn zweimal um ein Jahr zu verlängern.

Unterstützung

In Zusammenarbeit mit mediashape gmbh und dem CoC ICT Thurgau ist ein Dokument entstanden, das eine gute Möglichkeit ist, um ein solches LifeCycle-Management zu starten:
https://ict.vtgs.ch/angebote/it-check-eine-technische-standortbestimmung

Selbstverständlich unterstützt Sie die mediashape gmbh gerne, falls Sie ein solches Vorhaben planen oder durchführen wollen.