Ist Ihre Schul-IT noch aktuell?

Die Aktualität von Schul-IT wird häufig am Alter von Hard- oder Software festgemacht. Reicht das?

Danny Frischknecht

Hardware: Lifecycle-Management

Für Hardware gibt es sogenannte Lebenszyklen. Das sind theoretische Annahmen, nach vielen Jahren Nutzungszeit sie ersetzt werden sollte. „Sollte“ wohlverstanden, denn die echte Lebensdauer wird von verschiedenen Faktoren bestimmt.
Zuerst einige oft genutzte „lifecycles“:

• Kabelnetzwerk
  Kabelnetzte haben eine Lebensdauer von ca. 20 Jahren. Manchmal müssen die verwendeten Kabel ersetzt werden, weil sie nicht mehr kompatibel mit den Ansprüchen sind.
  So sind heute noch an vielen Schulen Kabel der Kategorie 5e im Einsatz, die es seit den späteren 1990er Jahren gibt. Sinnvoll sind heute Kabel der Kategorien 6 und 7, da sie Bandbreiten von 1’000 bis 10’000 MBit/s unterstützen und besser abgeschirmt sind.
  Hier gibt es Informationen zu den Kabelkategorien…
• WLAN
  Funknetze haben schon eine deutlich kürzere Lebensdauer. So ist dar aktuelle Standard WiFi 6 bereits 7 Jahre alt und wird seit 2024 von HiFi 7 abgelöst, Gründe für die Ablösung sind Performance und Sicherheit. Ein Ersatz der Access Points nach 6 bis 8 Jahren ist realistisch.
• Netzwerkkomponenten
  Switches haben theoretisch eine recht hohe Lebensdauer von über 10 Jahren. Allerdings kann sich ein früherer Ersatz aufdrängen, wenn aktuelle Leistung benötigt wird, welche die Switches nicht mehr verarbeiten können.
• Serverhardware, falls Schulen überhaupt noch „on premise“ arbeiten ca. 8 Jahre. Festplatten können früher fällig werden, meist sind sie aber auswechselbar, ohne dass der Rest der Hardware ersetzt werden muss.
• Sicherheit
  Etwas, das an vielen Schulen tendenziell zu lange im Einsatz ist, sind Firewalls. Gerade die zunehmende Anzahl von Clientgeräten und Web Content Filter führen zu hohen Ansprüchen und dazu, dass die Firewalls ein Nadelöhr sein können. Wenn also das Internet „langsam“ ist, kann sich auch ein Blick auf die Firewall lohnen.
• Clientgeräte für Lehrpersonen, Verwaltung sowie Schülerinnen und Schüler haben je nach Gerätewahl unterschiedliche Lifecycles.
  • Desktop-PCs können Nutzungsdauern von 6 bis 8 Jahren erreichen, werden aber zunehmend weniger eingesetzt, weil sie nicht mobil sind. Damit stellen sie keinen modernen Arbeitsplatz mehr dar.
  • Laptops oder Convertibles werden oft nach vier bis fünf Jahren ausgetauscht. Oft sind Bauteile der Anlass, die aussteigen und deren Ersatz oder Reparaturen teuer sind (Netzteile, Displays, Gelenke…).
  • Tablets werden eher nach drei bis vier Jahren ausgetauscht. Das hat meist nichts mit dem Gerät selber zu tun, da sie eigentlich stabil und langlebig sind. Der Ersatz hat häufig mit Klassenstufen dazu – diese wechseln meist nach drei Jahren, zwei Zyklen sind dann schon relativ lange.

Ein Hinweis zu Lebensdauern; sie könn(t)en oft verlängert werden, wenn die realen Ansprüche realistisch beurteilt würden (Betriebssystem- oder Softwareupdates…).

Support – Optimierungen

Dieser Bereich wird sehr oft vernachlässigt. Solange er einigermassen funktioniert, wird hier kaum Hand angelegt. Dabei würde sich das lohnen, entweder durch Aktualisierungen, die Optimierung mit dem bestehenden Partner oder die Evaluation eines neuen Partners…

PICTS/iScout

Bei der pädagogischen Unterstützung sind „langlebige“ Lösungen eher erwünscht und weniger problematisch. Meist ist diese Funktion durch Lehrpersonen besetzt, welche weiterhin unterrichten. Aktualität kann gewährleistet werden, wenn PICTS/iScouts sich vernetzen und laufend weiterbilden.
Zu beachten; falls das bei Ihnen noch nicht so ist – trennen Sie die pädagogische Unterstützung und den technischen Support personell unbedingt!

Technischer Support/TICTS

Oft findet an Schulen eine Mischung zwischen internem „first level“ und externem „second und third level“ Support statt. Unter zwei Voraussetzungen funktioniert das meist gut;

• Der interne, technische Support ist nicht für die pädagogische Unterstützung zuständig und umgekehrt.
• Die Aufgaben sowohl des internen als auch des externen Supports sind durch Pflichtenhefte oder SLA’s (Dienstleistungsverträge) sauber definiert. Diese werden laufend aktualisiert.

Warum gerade in diesem Bereich für Schulen viel herauszuholen ist/wäre? Man gewöhnt sich aneinander und an die Lösungen, die man einsetzt. Selten wird regelmässig hingeschaut, ob mehr als Updates oder neue Geräte notwendig und sinnvoll wäre.
Zwei gute Mittel dazu können sein;

• Wenn Sie mit ihrem Supporter zufrieden sind; setzen Sie sich regelmässig zu „Visions-Workshops“ zusammen, lassen Sie sich über technische Neuerungen informieren, prüfen und diskutieren Sie, was solche Themen für Ihre Schule bedeuten und wann sie aktuell werden könnte.
• Wenn Sie mit Ihrem Supporter unzufrieden sind – dazu reicht auch ein „schlechtes Bauchgefühl“; analysieren Sie Ihre aktuelle Situation, listen sie Pros und Contras auf, definieren Sie Ihre Anforderungen und Wünsche und machen Sie sich auf die Suche nach dem richtigen Partner. Das kann nach diesem Prozess auch wieder der alte sein, wenn die Situation und die Lösungen angepasst wurden.

Für das Vorgehen im zweiten Fall empfehle ich Ihnen dringend eine neutrale Begleitung, Jemanden, der den Blick von aussen auf blinde Flecken werfen kann, der Ihnen mögliche Lösungen und Alternativen aufzeigt. Ja, das kostet Geld, es lohnt sich aber und kann zu zukünftigen, teilweise signifikanten Kosteneinsparungen führen.

Wie vorgehen?

In einem Folgebeitrag zeige ich Ihnen einen „Musterablauf“ sowie passende Tools. Kommen Sie also wieder vorbei.